Como es de conocimiento público, el uso de un sistema de control de asistencia es un requisito obligatorio para los empleadores, cuya finalidad es la contabilización de las horas laborales para velar por el cumplimento de las normativas que regulan el máximo de las jornadas de trabajo. Pese a que este requisito es de conocimiento amplio para las personas encargadas de Recursos Humanos, todavía se siguen presentando ciertas inquietudes en torno a su utilización, las cuales resolveremos a continuación. Te has preguntado por ejemplo ¿Si es valido ocupar dos sistemas simultáneos?

Antes de empezar, tenemos que ser conscientes que los sistemas de asistencia también son de mucha utilidad al momento de desarrollar el cálculo de remuneraciones para cada trabajador. Así, ya sea sistemas en formato papel o aquellos de tipo electrónico, ambos son esenciales para los procesos de una empresa.

Es por esta razón, que el correcto uso de estos sistemas es de suma importancia para las personas que gestionan estos procesos, como los departamentos de Recursos Humanos o aquellos de Contabilidad y Finanzas.

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¿Se pueden utilizar más de dos sistemas de control de asistencia en una empresa?

Según lo señalado por la Dirección del Trabajo, un empleador debe implementar un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia, el cual puede ser en formato papel, o también a través de una plataforma electrónica como nuestro software Relojcontrol.com. Lo anterior, indicado tanto en la ORD.N 6491 como en el inciso 1° del artículo 33 del Código del Trabajo.

En concreto, esto quiere decir que al interior de una empresa no se puede ocupar paralelamente, por ejemplo, un libro de asistencia y una plataforma electrónica, ya que legalmente no está permitido, además de ser confuso tanto para los trabajadores como para la persona que desee llevar un orden adecuado.

Cabe señalar también que existen algunas excepciones, las cuales están indicadas en dictamen N°810/045 (1999). La primera de esta se produce cuando la empresa en cuestión posee más de un establecimiento, lo que haría posible la implementación de sistemas distintos; y la segunda se origina cuando existe un sistema especial de registro y control de asistencia dado la actividad económica que tenga la organización.

Queremos también recordarles que gracias a las plataformas de control de asistencia como Relojcontrol.com, ya no es necesario tener sistemas de asistencia distintos por sucursales, ya que el software permite gestionar de manera ordenada toda la información de la empresa, además de facilitar la asignación de distintos administradores.

¿Qué pasa si se desea utilizar un mecanismo diferente para realizar los descuentos?

Primero que todo y según lo señalado anteriormente, en una empresa debe existir solo un mecanismo para llevar el control de asistencia, el cual además debe ser reconocido en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad de cada entidad.

Asimismo, en este reglamento interno se debe establecer de forma clara: las horas en que comienzan y finalizan las jornadas, si se efectúa por grupos, además de las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores. Esto es mencionado en los números 1 y 5 del artículo 154 del Código del Trabajo.

Por lo anterior, según la Dirección del Trabajo no se ajustaría a Derecho que un empleador ocupe de manera paralela un sistema distinto para realizar los descuento, puesto que existe y un sistema reconocido y oficial para todos.

Si te interesa revisar más a fondo este tema, te recomendamos leer la ORD.N 6491. que revela la historia de un caso real.

Te recomendamos igualmente leer: “Control de asistencia: Descuentos por atrasos”.

¡Ya sabes, recuerda siempre estar informado sobre las temáticas legales!