Actividad de difusión de los dictamenes de control de asistencia junto con la dirección del trabajo de Chile. (1140/27 y 5849/133)
Algunas novedades del nuevo dictamen 2927/58
¿Cuáles son los lineamientos que establece la nueva regulación administrativa sobre los sistemas de registros y control de asistencia?
Entre las exigencias técnicas de las plataformas y reglas de utilización con que deberán contar los sistemas digitales sobre registro y control de asistencia, se destaca lo siguiente:
- El empleador deberá contratar un sistema de registro que cumpla con los requerimientos técnicos e informáticos contenidos en el Dictamen N° 2927/58;
- La integración entre los sistemas de registros digital y las facultades fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo;
- Capacitaciones a los trabajadores;
- Incorporación del nuevo sistema de registro en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa; y
- Para la utilización de los sistemas digitales de control de asistencia, resultará esencial contar con un correo electrónico privado del trabajador.
¿Dónde se encuentran definidos los requerimientos técnicos de los sistemas informáticos que las empresas podrán implementar?
El dictamen establece los parámetros y condiciones mínimas que deben contemplar los sistemas digitales de registro y control de asistencia para poder ser autorizados por la Dirección del Trabajo. De este modo, los empleadores que opten por un sistema de registro digital, deberán contar con un registro web o plataforma, que deberá estar permanentemente a disposición de los trabajadores y fiscalizadores de las Inspecciones del Trabajo. Dicho registro, además, deberá contar con una detallada nomenclatura y organización.
¿En qué consiste la integración entre los sistemas de registro digital y las facultades fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo?
A partir de la reglamentación y exigencias técnicas contenidas en el dictamen, los sistemas de registros deberán cimentarse, tanto en su diseño e implementación. Ello, sobre el principio de integración de la información laboral, en virtud del cual los empleadores deberán mantener una plataforma que permita, tanto a los trabajadores como a la Dirección del Trabajo, el poder disponer de manera actualizada e inmediata de la documentación laboral relacionada con el control de asistencias, descansos y determinación de las horas de trabajo, facilitando por ciertos las labores de fiscalización de la Dirección del Trabajo.
La plataforma que se utilice deberá contener una opción de “Reportes DT” de uso exclusivo para la Dirección del Trabajo, el que contendrá lo siguiente: (i) reporte de asistencia diaria de todos los trabajadores; (ii) reporte de jornada diaria; (iii) reporte de días domingos y festivos; y (iv) reporte de modificaciones y/o alteraciones de turnos.
Lo anterior permitirá llevar a cabo una revisión expedita sobre el registro y control de asistencia, horas de trabajo y descansos de los trabajadores, lo cual facilitará las labores de fiscalización de la Dirección del Trabajo para velar por el cumplimiento de la normativa laboral en cuanto a la distribución y duración de la jornada de trabajo. Desde luego que esta información podrá ser complementada o cotejada por la Dirección del Trabajo con el libro electrónico de remuneraciones, por lo cual el empleador deberá velar por un sistema de registro fidedigno y que se encuentre en armonía con la documentación de la relación laboral.
¿En qué consistirán las capacitaciones a los trabajadores?
Las empresas tendrán la obligación de capacitar a todos los trabajadores en el uso e implementación de los sistemas de registros, de manera previa a su utilización. Dicha obligación resulta relevante para los empleadores, debido a que las capacitaciones deberán hacerse con el tiempo suficiente para que una vez que comience a regir el nuevo sistema digital de registro, todos sus trabajos tengan conocimiento al respecto.
¿Qué obligación recae respecto del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad?
El dictamen establece que todas las reglas, procedimientos, plazos y normas relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes, deberán ser incorporadas en los respectivos Reglamentos Internos de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa. Dicha incorporación permitirá al empleador imponer sanciones frente a un incumplimiento o mal uso del referido sistema de registro. Por el contrario, ningún trabajador podrá ser sancionado por el uso incorrecto del sistema o sus componentes, si tal conducta no ha sido recogida previamente en la normativa interna de la empresa y haya sido debidamente comunicada a los dependientes.
¿De qué forma se podrá hacer la entrega de los comprobantes de marcación?
Los sistemas de control de asistencia deberán entregar automáticamente al trabajador un comprobante electrónico de cada operación realizada. Los comprobantes de marcación deben ser enviados a los trabajadores a través de los correos electrónicos privados que hayan informado al empleador para este fin. Lo anterior no obsta a que opcionalmente, las plataformas envíen la misma información mediante aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica.
De este modo, para la utilización de los sistemas digitales de control de asistencia, resultará esencial contar con un correo electrónico privado del trabajador, la que podría ser la misma casilla de correo electrónico informada por el trabajador para los efectos de la Ley Nº 21.327, sobre Modernización de la Dirección del Trabajo. Sin embargo, es importante que se deje constancia en el contrato de trabajo o anexo, que a través de dicha casilla, el trabajador será notificado válidamente de la recepción de los comprobantes que arroje el sistema de registro a su respecto.
¿Qué establece el dictamen respecto a los descuentos por atrasos en que pueda incurrir un trabajador?
Los sistemas de registros no deberán ser programados para efectuar automáticamente descuentos diarios de remuneraciones sin esperar el término de la semana laboral. La sola circunstancia de llegar atrasado a sus labores, no implica necesariamente que las remuneraciones del dependiente deban ser rebajadas de manera automática, toda vez que para que ello sea procedente, se debe esperar el término de la semana laboral, dado que sólo en ese momento el empleador podrá saber si el trabajador ha incumplido o no la jornada laboral pactada en el respectivo contrato.
¿Qué establece el dictamen respecto a las compensaciones en casos de atrasos o inasistencias y de períodos laborados en exceso de la jornada?
Resulta procedente para los efectos de determinar la existencia de atrasos afectos a descuentos, que se compensen las horas no laboradas en una semana, debido a atrasos e inasistencias, con aquellas que se hubieren laborado en exceso sobre la jornada diaria dentro de la misma semana. Tal compensación sólo es factible de realizar dentro de la respectiva semana, sin que sea posible compensar las horas no trabajadas en una semana con aquellas que se laboran en exceso la semana siguiente.
¿Cuándo es la entrada en vigor de esta normativa administrativa?
La normativa contenida en el presente Dictamen regirá desde la fecha de su publicación, es decir, desde el 28 de diciembre de 2021, para todos los sistemas de registro digital que requieran autorización en lo sucesivo.
No obstante, los sistemas digitales de registro y control de asistencia cuyo uso ya se encontrare autorizado por la Dirección del Trabajo a la fecha de publicación del presente Dictamen, es decir, que esté actualmente en uso en una empresa, se mantendrán vigentes hasta el vencimiento de los 24 meses de duración contados desde la fecha en que dicho sistema fue autorizado por la Inspección del Trabajo.
En vistas de aquello, con el fin de realizar la eventual implementación de estos sistemas, deberán adoptarse medidas y ajustarse los documentos contractuales y reglamentarios.
*Información sobre el nuevo dictamen fue preparada por canalesparga.cl
