Dentro de las consideraciones jurídicas para el uso de los sistemas de control de asistencia electrónicos, es muy importante que tengas en cuenta que es lo que se debe hacer al momento de realizar un descuento por atraso a un trabajador. Estas referencias están señaladas en la ORD.5849/133 y ponen especial énfasis en la utilidad y el buen funcionamiento de la plataforma para esa finalidad ¿y tú las conoces del todo?

Control de asistencia y los descuentos por atrasos

Los atrasos al interior de una empresa se generan de manera frecuente, cualquiera sea la actividad que se desarrolle. Bajo esta mirada, es importante entender las facultades que puede tener el empleador para tomar cartas en el asunto, así como los derechos de sus propios integrantes.

Lo primero que se tiene que considerar en situaciones en las que un trabajador incurra en un atraso, es si durante ese lapso, prestó o no sus servicios a su empleador, ya que esto sí podría significar una variación en su remuneración.

La Dirección del Trabajo (DT) deja claro este punto en base a otro dictamen el N°6725/306, de 16.11.94, en el que se menciona que el trabajador solo tiene derecho a remuneración en cuanto cumpla con sus obligaciones de prestar servicio, salvo en concurrencias de causas legales.

No obstante, el que llegue atrasado a sus labores diarias no significa que se tenga que realizar un descuento inmediato, ya que se debe esperar al término de la semana para que la jefatura revise toda la información sobre el cumplimiento de la jornada laboral pactada en el contrato.

Recordemos que durante la semana se deben cumplir las 45 horas laborales (Chile), dependiendo también de lo que se haya pactado previamente en el contrato. Así, en los casos de atrasos de un trabajador se puede recurrir a la compensación de ese tiempo.

La DT deja en claro esta idea, al afirmar que es procedente para determinar la existencia de atrasos, que se compensen las horas no laboradas en una semana con las horas extraordinarias, ya sea a causa de atrasos o inasistencias. Pero, atención, esta compensación señalada solo se puede realizar dentro de la misma semana, realizarlo con otra semana distinta no es posible de acuerdo con lo que se señala en el dictamen.

La importancia de la plataforma para los descuentos por atrasos

Desde lo descrito anteriormente, es de alta relevancia contar con una plataforma de control de asistencia que cumpla con lo exigido y requerido por la DT para un correcto funcionamiento. Por esta razón, el registro electrónico que se ocupe debe posibilitar la suma automática del tiempo que haya realizado el trabajador en la semana. Relojcontrol.com, por ejemplo, pasó todas las observaciones funcionales y técnicas de la DT para su funcionamiento, siendo hoy la solución líder de control de asistencia en la nube en Chile.

Cuando ya se tenga a disposición esta plataforma y se implemente, el empleador puede verificar de manera concreta las horas laborales de su trabajador, con el fin de realizar la verificación del cumplimiento de la jornada acordada.

Si la suma llegará a ser inferior a lo pactado, esta jefatura podrá tener la facultad de realizar el descuento de la remuneración del mes por el tiempo no laborado. En palabras simples, el periodo que no alcanzó a completar de su jornada ordinaria podrá ser restado de su remuneración.

Puedes revisar también: “Los atrasos laborales y los descuentos en la remuneración”.

Descuento de tiempo y el funcionamiento de la plataforma

En el dictamen 5849/133 se detalla que los sistemas de control de asistencia electrónicos deben calcular los lapsos con precisión en la hora, los minutos y segundo, restando la cantidad exacta del tiempo no realizado o sumando horas extraordinarias.

A diferencia del proceso manual que se considera más complejo, dada la tendencia al uso de la aproximación y por los errores humanos, la tecnología de hoy en día y específicamente los softwares, permiten que este cálculo sea realizado de manera sencilla, optimizando la labor.

Para lo descrito anteriormente y en complementación, estas plataformas se deben ajustar a las precisiones requeridas para el cálculo de descuento teniendo en cuenta que:

 
1. Para determinar el sueldo diario se divide el sueldo mensual por 30 (30 son los días promedio de un mes).

2. Ese resultado que corresponde al sueldo por día, se multiplica por 28 (número de días presentes en 4 semanas), para así obtener lo ganado en las cuatro semanas del mes.

3. El resultado de la multiplicación anterior se debe dividir por 180 (cantidad de horas que se deben trabajar en 4 semanas), si se tiene una jornada de 45 horas semanales o por el número que resulte de multiplicar la cantidad de horas de trabajo pactado por 4.

4. Finalmente, el valor resultante que equivale a su hora ordinaria se divide por 60 (una hora son 60 minutos) para calcular el valor minuto.

Por ejemplo, si Juan Rodríguez tiene un sueldo base de $500.000, entonces utilizando la fórmula se puede concluir que su valor de hora ordinaria es de $2.592 y su valor minuto es de $4.320.

Descuentos por falta de marcación

Una de las inquietudes más reiteradas por los empleadores es el que se hace cuando un trabajador olvida realizar su marca de ingreso, pero si efectúa la de su término de jornada, o qué hacer cuando llega atrasado.

En términos de funcionalidad, el sistema debe emitir automáticamente un mail que alerte al trabajador, con copia al empleador, luego de haber transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso, para que ambos puedan tener conocimiento de la situación y así poder regularizar su situación en la plataforma.

Ahora, en términos prácticos, si un trabajador olvida realizar su marcación, pero efectivamente si efectuó su servicio o labor, lo que queda por hacer, es evaluar el escenario y las circunstancias para considerar una regularización de su marcación en la plataforma y así llegar a una solución, como, agregar la hora faltante y evitar un descuento.

Hay empresas que tienen sus propios conductos o procesos para realizar la modificación de una marcación, por ejemplo, piden primero una solicitud por parte del empleador, luego una evaluación de la situación y luego la firma del empleado para aprobar ese cambio. Cada una lo gestionan de acuerdo a sus facultades y estilos, pero también existen requisitos por parte de la DT que se deben cumplir. Para este tema puntual de las modificaciones te sugerimos leer: “Control de asistencia: ¿Está permitido modificar una marcación?”.

Ante esto se recalcan que es responsabilidad también del trabajador no incurrir en estos escenarios de forma reiterada, ya que, de ser así no estaría cumpliendo las condiciones acordadas en su contrato. Es importante marcar como corresponde porque es también un respaldo que tiene el propio trabajador para mostrar su cumplimiento y la prestación de su servicio.

Finalmente, en casos de atrasos, recordamos que según lo señalado también en el ORD. 5849/133 se debe esperar al término de la semana para verificar si los trabajadores cumplieron todas las horas de su jornada laboral. Si efectivamente faltaron horas y no se generó una compensación, entonces ese tiempo si puede ser descontado de su remuneración.

Verifica tu plataforma de control de asistencia

Por todo lo señalado, siempre te recordamos verificar si tu plataforma o sistema de control de asistencia cumple con todo lo descrito según las normas y las leyes. En Qwantec, con nuestro software Relojcontrol.com estamos siempre al día en materias funcionales y legales, si quieres más detalles sobre esta útil solución te dejamos este enlace.

¡Recuerda, mantenerte siempre informado sobre las regulaciones vigentes!