Excel, sin duda, es una de las herramientas que diariamente nos acompaña en el mundo laboral para el desarrollo de múltiples tareas. Si bien, es una aplicación práctica, al momento de hablar de su uso para el registro de asistencia y cálculos de horas trabajadas, puedes encontrar mejores métodos que te ayuden a optimizar esta labor.

Si en tu compañía, todavía no se ajustan a los sistemas electrónicos de asistencia actuales, creemos que es momento de prestar atención y evaluar la opción. El uso de, por ejemplo, un reloj control para la marcación, facilita de forma considerable este tipo de labores, más si está acompañado con un software en la nube para la administración de toda la información.

Excel, puede ser útil, pero a la hora de hablar del cálculo de horas trabajadas de más de 100 personas, lo mejor es probar con sistemas que automaticen los procesos de control de asistencia.

La transformación digital para las compañías es algo que les permite aumentar la eficiencia y la calidad de sus procesos. Por eso se sugiere que se comiencen a implementar en ellas sistemas nuevos que la mantengan al día con las tecnologías que se usan a nivel global.

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Algunas desventajas del uso de Excel para el control de asistencia:

1. Escribir datos manualmente: Para algunos puede ser una costumbre el escribir las planillas de los trabajadores de manera manual, pero en realidad, la automatización de los datos facilita de sobremanera este paso, sobre todo si tienes que crear planillas para más de 100 personas en una empresa. Ahorras tiempo.

2. Difícil de aprender para algunos: Si eres un usuario experto en Excel, no tendrás inconvenientes en su utilización. No obstante, para aquellos que les cuesta entender todas sus funcionalidades, a veces se transforma en su peor enemigo. Tener una plataforma amigable de control de asistencia facilita la labor de la persona encargada.

3. Cálculo de horas extras: Para calcular la jornada laboral, necesitas saber de manera clara las marcaciones de ingreso y salida de todos tus trabajadores. En una hoja de cálculo, este proceso se realiza a través de fórmulas, lo que a veces puede ser un poco lento, además es una tarea a la que le debes dedicar tiempo para evitar errores entre tanta información, una situación que pasa frecuentemente.

4. Modificación de datos: Un libro de Excel es un documento al que todo usuario puede acceder. La eliminación o modificación de datos de registro de asistencia se puede dar con facilidad, ya sea de manera intencional o accidental. Este inconveniente, implica empezar nuevamente con la tarea y recopilación de datos. Con el uso de otros sistemas como Relojcontrol.com, te evitas estos problemas porque existe una mayor seguridad con la información.

5. No poseer sistema de almacenamiento en la nube: En empresas grandes y también pequeñas, se recomienda tener la información almacenada en la nube. Con el uso de Excel se limita la gestión de los datos. Cada modificación al documento tiene que pasar por permisos, dependiendo del sistema de la empresa. Con una plataforma de control de asistencia en la nube se puede tener acceso directo esta información en tiempo real, y se gestiona de mejor manera.

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Ventajas del uso de un sistemas de control de asistencia en la nube

1. Automatiza tus procesos: Con la implementación de un reloj control con plataforma en la nube, puedes gestionar de mejor forma las marcaciones de tus trabajadores, ya que quedan automáticamente procesadas al momento de realizar el registro diario. Estas después son enviadas de manera instantánea a la nube.

2. Administración de data: La administración de la data, se gestiona a través de permisos y accesos, manteniendo la información resguardada

3. Almacenamiento en la nube: Este sistema guarda de manera segura todos los datos de la empresa en la nube, posibilitando el acceso también a ella de manera automática

4. Reportes instantáneos: Genera diferentes reportes a partir de las marcaciones realizadas por tus trabajadores, como, por ejemplo: el reporte de jornada, de horas trabajadas, de horas extras, entre otras funcionalidades.

5. Exportación de datos: Puede realizar una exportación de la data en más de 20 formatos, según lo que necesites.

6. Indicadores de desempeño y estadísticas: De manera adicional puedes visualizar el desempeño que se generan a partir de los registros, tanto de un trabajador, una sucursal o toda la empresa.

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En Qwantec, te podemos ayudar para la implementación de este sistema de control asistencia en tu empresa, a través de la instalación de un reloj biométrico con nuestro software de gestión de asistencia en la nube: Relojcontrol.com. La instalación es rápida y todos nuestros equipos poseen tres años de garantía.

Puedes leer también: “Las distintas formas de marcación que existen para el control de asistencia”, para visualizar las alternativas que existen en el mercado y sus diferencias.

Y recuerda, la optimización de los procesos internos es esencial para poder impulsar aún más el desempeño y funcionamiento de tu empresa. Si necesitas asesoría o más información sigue este enlace.

¡No te quedes atrás, implementa un sistema de control de asistencia automatizado!