¿Cómo seleccionar el mejor software de control de asistencia para mi empresa?

Desde que entró en vigor la normativa que regula el uso de sistemas electrónicos o computacionales para el control de asistencia por parte de las empresas, la demanda por este tipo de soluciones ha registrado un fuerte incremento. Pero ¿cuáles son los factores que hay que considerar para que la aplicación se ajuste a la realidad y a las necesidad de una empresa?

En un mercado lleno de opciones, es importante hacer un levantamiento exhaustivo de las necesidades corporativas, considerando, entre otros factores, el número de colaboradores, cuántos de ellos trabajan en oficinas, cuántos lo hacen de manera remota, cuántos trabajan principalmente en terreno y cuáles son las condiciones horarias establecidas en sus contratos.

Es por ello por lo que, al evaluar un software de control de asistencia es necesario analizar la aplicación considerando algunos importantes parámetros.

Desde la perspectiva legal

Según lo dispuesto por la Dirección del Trabajo en el dictamen N°696/27 con fecha 24.01.1996, una solución de control de asistencia electrónica debe cumplir con características mínimas relacionadas con las marcaciones y la continuidad operacional del servicio.

Puedes leer más sobre las especificaciones de la normativa en Dirección del Trabajo publica nueva ordenanza que agrega nuevas características a los sistemas de control de asistencia.

La legislación establece que las marcaciones deben incluir el nombre completo del trabajador y el número de su cédula nacional de identidad, indicando fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y, además, los datos del empleador. Todas las marcaciones deben ser transferidas en línea a una base de datos central y, adicionalmente, el sistema debe proveer un comprobante de la operación, permitiéndose ahora el correo electrónico, incluso si esta arrojó un error en la identificación o falla en la marca. 

Por otra parte, incluso cuando se trata de aplicaciones basadas en la nube, es el empleador el responsable final de la plataforma por lo que es importante que, al momento de seleccionar un sistema de control de asistencia, se tenga en consideración que la Dirección del Trabajo exige que la solución esté distribuida en más de un servidor o datacenter, que la base de datos que mantenga la información esté replicada y respaldada en dispositivos externos y que cuente con un sistema de seguridad que impida el acceso de terceros no autorizados, como una forma de evitar la adulteración de la información posterior al registro. 

Finalmente, el sistema debe estar certificado por una empresa externa independiente a la entidad u organismo que desea utilizar la plataforma y este proceso de verificación debe incluir la revisión de las características de seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos registrados. El informe final de la entidad certificadora debe incluir las pruebas a las que el sistema ha sido sometido y es finalmente la DT la que valida la conformidad de la solución con las normativas. Cabe destacar que el sistema debe ser recertificado cada 24 meses.

Desde la perspectiva del trabajador

Uno de los puntos en los que la Dirección del Trabajo hace mayor énfasis respecto al uso de sistemas computacionales de control de asistencia es que este no debe vulnerar ninguno de los derechos fundamentales del trabajador. 

Siendo el trabajador el “usuario final” de la aplicación, esta debe proveer las funcionalidades necesarias de acuerdo al tipo de trabajo. Por ejemplo, en caso de personas ubicadas fuera de las dependencias del empleador, el sistema debe proveer un registro mediante login remoto, utilizando computadoras o celulares, con passwords que pueden ser modificadas a discreción del empleado.

El trabajador debe acceder a un comprobante impreso por cada registro o bien un correo electrónico, incluso si la marcación no fue exitosa, y debe tener acceso al sistema para verificar su información, como por ejemplo la suma total de horas trabajadas por semana.

Desde la perspectiva del empleador

Nuestra solución Relojcontrol.com, no solo cumple con las especificaciones técnicas exigidas por la autoridad, sino que además ofrece beneficios adicionales para las empresas, ajustándose según sus necesidades individuales. 

Por ejemplo, el costo de la aplicación varía de acuerdo al número de empleados, pudiendo la empresa aumentar o reducir la cantidad de usuarios de acuerdo a sus necesidades. La aplicación permite también complementar distintos tipos de tecnologías de registro, entre ellas la huella digital y el reconocimiento facial, además de aplicaciones orientadas a trabajadores remotos o en terreno mediante el uso del sistema de posicionamiento global (GPS) de los smartphones.

Asimismo, otra de las ventajas de las que los departamentos de Recursos Humanos se pueden beneficiar para la gestión de asistencia es la posibilidad de obtener reportes automatizados y, más aún, alertas automáticas en casos de inasistencias, atrasos, salidas tempranas y tiempo extra, con información en tiempo real.

Y, como una de las ventajas comparativas de Relojcontrol.com, nuestra aplicación ayuda a configurar horarios y turnos de los trabajadores en diversos tipos de horarios y turnos para ajustarse a las necesidades y a la realidad de cada empresa,  los cuales se sincronizan en tiempo real con el reloj de control de asistencia.

Puedes encontrar más detalles de nuestra oferta de control de asistencia en el siguiente post: ¿Cómo elegir el reloj control adecuado para tu empresa?