¿Quién no ha tenido la experiencia de haber sido citado a una reunión que finalmente da muy pocos resultados? Esto es algo que pasa frecuentemente entre los equipos de trabajo, puesto que en varias ocasiones estas reuniones pasan a ser empleadas más como un obstáculo que como una herramienta para llegar a resoluciones rápidas.

En un estudio, realizado por la empresa Atlassian, se pudieron recolectar datos interesantes que reafirman estos aspectos poco alentadores de las reuniones de trabajo, como por ejemplo:

• Un 91% de los asistentes se distrae durante estas estrategias de trabajo.

• El 73% admite que realiza otra cosa durante la reunión.

• Un 39% reconoce que se duerme en algún momento de la reunión.

Lo anterior, puede suceder sobre todo cuando las reuniones no tienen un objetivo claro, haciendo que estas tomen un rumbo que no tiene nada que ver con lo presupuestado.

Asimismo, en otro estudio de la reconocida revista Harvard Businnes Review en el que se encuestaron a más de 182 gerentes senior de una variedad de industrias, se reveló que un 71% piensa que las reuniones son improductivas e ineficientes, mientras un 62% indicó que en las reuniones se pierden oportunidades para acercarse al equipo. Estas cifras dan cuenta que la optimización de las reuniones de trabajo con éxito no sería una tarea que sucede fácilmente en las empresas.

Ya sea por comenzar con 10 minutos de atraso, por hacer reuniones extremadamente largas o por no llegar a ningún acuerdo, todos estos escenarios podrían mejorar considerablemente si se reestructura la forma de realizar estas juntas de trabajo.

Para tu tranquilidad, hacer que tus reuniones sean más eficaces y efectivas tiene una solución. Con esa finalidad, te daremos a continuación una serie de recomendaciones para optimizar este rito entre tus equipos.

¿Qué es tener una reunión efectiva?

La palabra efectividad se refiere a la capacidad de lograr el efecto o resultado que tú buscas o esperas sobre algo. Es así, como el tener una reunión efectiva se relaciona con las expectativas y propósitos que deseas obtener.

Por ejemplo, hay casos en las empresas en las que se realizan muchas reuniones sin muchos resultados, ese sería un caso de inconsistencia. En otros lugares, en cambio, con tan solo una junta se pueden resolver muchos problemas ¿Te has preguntado qué es lo que marca la diferencia entre estos grupos de trabajo? ¿Cuál sería la receta para encauzar tus reuniones?

Esto se relaciona netamente con la cultura organizacional que tenga una empresa, sus metodologías y hábitos, los cuales son adoptados por sus trabajadores de manera natural a lo largo de su paso por la organización. No obstante, así como nace naturalmente, también tienes la posibilidad de transformar estas conductas al instaurar nuevas pautas de trabajo que pueden ser replicadas por tus diversos equipos.

¿Cómo preparar nuestras reuniones de trabajo?

Genenar y establecer una pauta

Una de los puntos más importantes en una reunión es tener un propósito para su realización. Reunir a personas sin ningún sentido puede ser molesto para más de alguno de los citados.

Por lo anterior, es esencial generar una pauta de trabajo que indique cuál es el propósito de la reunión, de qué se quiere hablar, además de destacar los temas a discutir y por supuesto, el objetivo final al que hay que llegar.

Para esto es ideal poder enviar este documento a todos los participantes a través de algún mail u otro medio. También, es bueno que en su contenido se destaque lo que se espera de cada área, para que cada equipo pueda ir preparado con sus aportes y perspectivas.

Delimitar los tiempos

El tiempo para una persona es algo sumamente valioso, por eso, en las reuniones, es necesario establecer márgenes de horas para que así los invitados se puedan ajustar de antemano a las condiciones.

Por ejemplo, es vital llegar a la hora a la cita, así evitas que se genere un ambiente de ansiedad entre los asistentes. La puntualidad la debe tener sobre todo la persona que va liderar la reunión y por ende el que la tiene que comenzar ¿Quién no se molestaría por llegar a la hora acordada mientras otros llegan 20 minutos tarde?

Los tiempos de término también son claves, deben ser los justos y necesarios para llegar a planes concretos. Además, hay que tener en cuenta la prolongación de la reunión, para prevenir escenarios de desconcentración o pérdida de atención.

La tarea está en establecer estos tiempos claramente, para que todos puedan cumplir y puedan acostumbrarse al sistema.

Compartir visiones

Compartir distintas perspectivas es fundamental en una reunión. Como se habló anteriormente, es bueno que con anticipación se le diga a cada área que es lo que se espera de ellas, en particular, para que estas puedan llegar con ideas claras, material e incluso aportes nuevos. De esta manera, guías la preparación de la reunión y se crea una forma más efectiva para la toma de decisiones.

Por lo anterior, es fundamental que todos los participantes previamente tengan conocimiento sobre lo que se va a abordar en la reunión, o que sepan por lo menos el contexto de esta. Para eso, asegúrate de invitar a las personas que realmente puedan contribuir.

Alguien tiene que liderar

Si se indicó que la contribución de visiones es vital, más aún, lo son el orden y el liderazgo en una reunión. Esta responsabilidad, debe recaer en una persona que pueda llevar los tiempos y temas de conversación en pauta para no excederse de los márgenes.

El encargado de liderar esta cita estratégica, tiene que mediar entre los participantes para mantener el foco en los objetivos que se quieren tratar y alcanzar, y evitar así, como dice la conocida frase: “irse por las ramas”.

Flexibilidad y adaptabilidad

Aunque tengamos una estructura, esto no significa que debas ser rígido. Un equipo también debe saber adaptarse a las condiciones e ideas que surjan en una reunión.

Si la reunión llegara a tomar cierto camino que resulta productivo y con conclusiones claras, la pauta predispuesta se puede modificar. Sería un poco insensato, por ejemplo, que alguien llegara a un resultado con el que todos estén de acuerdo, y una persona dijera: “perfecto, pero faltan 20 diapositivas más para finalizar”.

Documentar reunión

Un recomendación práctica, es pedirle a alguien que tome nota y escriba sobre los puntos centrales de la reunión, para que después este documento se pueda distribuir rápidamente a los participantes.

Realizar un breve resumen y un plan de acción

Finalmente, lo que se debe hacer antes del término de la reunión, es realizar un recuento de los puntos más determinantes a los que se llegaron y por supuesto la resolución final. Además, se debe generar un plan de acción para definir quién será el responsable de cada tarea, así como los plazos para llegar hacia ese objetivo. Por supuesto, efectuar un seguimiento posterior es esencial.

El poder de una reunión efectiva

Es importante que tengas en cuenta que cada empresa puede encontrar su propio sistema y ritmo para realizar sus reuniones, esto va de la mano con su cultura organizacional. Los pasos que te mencionamos son recomendaciones para generar una mayor concreción en estas juntas, pero cada empresa y equipo puede encontrar su propia receta para la efectividad, de acuerdo a su estilo.

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¡Optimiza tus reuniones y aumenta la efectividad de tus equipos!