La ORD.5849/133 entrega más detalles acerca de los requisitos que deben cumplir las plataformas electrónicas que realizan servicios de control de asistencia. Uno de los temas que aborda, de especial importancia, es sobre las marcaciones automáticas. Cabe recordar que su correcto funcionamiento de acuerdo con la ley vigente es fundamental. Sabes, por ejemplo, ¿Si están permitidas las modificaciones de una marcación? ¿Es apropiado?
Softwares de control de asistencia y las marcaciones automáticas
Las plataformas de control de asistencia en la nube permiten la automatización de muchos procesos, facilitando la administración de los datos, por lo mismo, es primordial que cualquier empresa que ofrezca este servicio cumpla con los estándares óptimos de calidad.
En el caso de las marcaciones, estas deben ser enviadas desde el dispositivo de registro asistencia (reloj control, huellero dactilar, equipo móvil, entre otros) hacia la plataforma de manera automática y centralizada, con el mínimo de inconvenientes. Es por esto que se debe tener en consideración una serie de escenario para que la aplicación pueda almacenar los registros aunque sucedan problemas, como, por ejemplo, tener en cuenta actividades o áreas geográficas en las que no exista conexión de internet y de datos permanente para enviar la marcación.
Por lo anterior, se ajustan a la norma, todos los sistemas que permita registrar y almacenar las marcaciones en caso de inconveniente, posibilitando el envío posterior a la plataforma web de esa información, una vez que el equipo del trabajador recupere la señal.
¿Qué pasa si las marcaciones tienen una falla?
Si el sistema llegará a tener una falla, casos (de tipo de software o hardware) que se pueden dar excepcionalmente al trabajar con tecnología, debe, aun así, registrar cada marcación, incluso aquellas que no se alcanzaron a detectar o aquellas que arrojan error.
Lo anterior, puesto que la cantidad de intento fallidos permite determinar la existencia de un problema mayor, alertando así a la jefatura encargada para que este pueda hablar con la empresa que presta el servicio del software.
En estos casos también es necesario que la plataforma de control de asistencia cuente con un sistema de alertas para las marcaciones con error, llamado también “registro de incidentes”. Con esta funcionalidad el empleador va a poder tener una visión más amplia sobre la efectividad del sistema, al comparar los registros exitosos con aquellos que presenten incidentes.
Modificación de las marcaciones
Hay que dejar en claro, que la adulteración o reemplazo de una marcación el sistema es algo que se encuentra prohibido, ya sea en formato de papel o electrónico. Sin embargo, en el caso de las plataformas electrónicas se pueden generar situaciones extremas en las que sí sea necesario realizar alguna modificación, como por ejemplo cuando un registro es erróneo. En este tipo de caso sí se autoriza a los empleadores a efectuar la modificación siguiendo además una serie de condiciones.
Esto sobre todo se da y en cierta manera se justifica dado que en las plataformas de registro de asistencia se integran diversas funciones como el cálculo de remuneración, por lo tanto, si uno de los datos llegará a estar erróneo, es necesario que el trabajador pueda apelar para poder realizar una corrección de este en el sistema.
De igual modo, además del proceso automático propio del software, se debe considerar un procedimiento manual en caso de correcciones en remuneraciones mal descontadas, o la tardanza en algún pago o en caso de necesitar una justificación en papel.
Requisitos para la modificación
Para las modificaciones de marcaciones se deben respetar ciertas condiciones señaladas en la ORD.5849/133, estás son:
Autorización de modificación: Cuando se quiera modificar o incluir un registro, se le debe informar al trabajador por medio de un correo electrónico o por una solicitud impresa de la situación, para que este pueda autorizar esa marcación. Si en un plazo de 48 horas este no entrega una respuesta, se entenderá la acción como un rechazo y se mantendrá el registro presente en la plataforma.
Visibilidad de registro modificado: Todo tipo de modificación, eliminación, reemplazo o alteración de algún tipo de registro, siempre debe quedar visible con un color distintivo a las otras marcas, para que tanto trabajador como empleador o fiscalizador las puedan identificar y reconocer.
Situación pertinente: Solo se puede modificar una marcación si esta acción no significa un inconveniente para los trabajadores. Se aceptan escenario como, por ejemplo la eliminación de horas de atrasos en reemplazo por aquella hora que se haya acordado, el reemplazo de inasistencias por una licencia médica o el reemplazo de inasistencia por un permiso de la jefatura.
- En caso de que el empleador acuerde con sus trabajadores otorgar una mañana o tarde libre, este podrá completar las marcaciones de entrada o salida al sistema.
Marcación de asistencia: Asegura la calidad de tu servicio
Como puede ver, las marcaciones para el control de asistencia son fundamentales. Con las nuevas doctrinas aparte de su regulación funcional y técnica, también es importante el proceso manual. Esto abre la posibilidad al empleador para poder anexar una marcación y evitar algún tipo de descuento mal realizado. Todo lo anterior, ante situaciones justificadas, cualquier tipo de abuso no es lo óptimo.
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¡Asegúrate que tu servicio de control de asistencia cumpla con los requisitos!
