Si usas un sistema de control de asistencia electrónico, deberías saber que según la Dirección del Trabajo (DT) estas plataformas deben generar por lo menos 5 tipos reportes básicos para que los trabajadores obtengan información sobre sus registros. Su utilización será esencial para poder desarrollar de mejor forma tu gestión, además de cumplir con la normativa actuales ¿El sistema que usas genera estos 5 reportes?

Primero hay que tener en claro que estos reportes deben cumplir requisitos básicos, uno de estos son los aspectos de parámetros de búsqueda. En este punto, el sistema debe poseer la opción para encontrar nombres, cédula de identidad, turnos realizados y el lugar o establecimiento donde el trabajador realiza el servicio o la labor.

En Qwantec, por ejemplo, con nuestro software Relojcontrol.com, se puede generar reportes con estos datos de manera automática y en tiempo real, ya sea informes de asistencia legal, resumen de asistencia legal, cálculo de las horas de trabajo, cálculo de atrasos y salidas, y lo más importante es que se pueden desarrollar diferentes documentos corporativos e individuales.

Por eso, revisa bien tu sistema y conoce cada una de sus funciones para poder utilizarlas de manera adecuada. También, verifica si este puede exportar todos los reportes que señalaremos a continuación a planillas de Excel o formato Word o XML, algo que es obligatorio.

1.Reporte de asistencia

Como hablamos anteriormente los trabajadores por lo menos deben tener acceso a 5 tipos de reportes básico como mínimo, uno de ellos es el reporte de asistencia, en el que debe ser posible revisar la información de los registros asistencia de los trabajadores.

Lo que debe evidenciar el reporte, es si efectivamente el funcionario asistió a su trabajo en el día señalado. Por tal razón, en casos de ausencia tiene que indicar también de manera concreta si en el sistema su inasistencia está justificada, ya sea producto de una licencia médica, por vacaciones o por algún tipo de permiso.

Asimismo, la información sobre las marcaciones debe estar contenida en periodos de 30 a 60 días dependiendo de lo que pida el fiscalizador, y además, tiene que poseer un historial en el que se pueda retroceder hasta 5 años.

Si tu empresa posee un sistema de turnos o tiene una distribución excepcional de jornada, el reporte debe ser adaptado a esas condiciones, agregando los tiempos de descanso.

2. Reporte de jornada:

El software debe generar un reporte que informe la cantidad de horas de trabajo, las horas extraordinarias, y además los tiempos de descanso por el tipo de servicio que el trabajador desarrolla. Así, el sistema debe permitir generar un reporte de la jornada ordinaria como otro para la jornada extraordinaria. También, se debe dejar en claro los atrasos o salidas anticipadas en algún periodo.

Otro detalle importante, es que el reporte efectuado debe indicar la compensación por las horas laboradas durante la semana o cualquier otro detalle o movimiento que pueda afectar en la remuneración del trabajador. Recordemos que en los softwares para el control de asistencia se puede realizar el cálculo inmediato de las horas faltas y horas extras, factores que son importantes.

3.Reporte de días domingo y/o días festivos:

Este reporte debe contener la información relacionado con los días domingos o festivos laborados por los trabajadores, durante un periodo mínimo de 12 meses anteriores a la fecha de emisión del documento.

4. Reporte de Modificaciones de sistemas de turnos:

Es importante que el software permita generar un informe que incorpore las modificaciones o alteraciones de los turnos de los trabajadores, y que indique a su vez los nuevos turnos que puedan tener ya sean transitorios o permanentes. Esta información debe tener también un historial en que se pueda retroceder 5 años.

5. Reporte de exceso de jornada (diaria o semanal):

Tal como lo dice su nombre este informe debe poder entregar información sobre el exceso de jornada ya sea diaria o semanal de los trabajadores. Al igual que los otros informes debe ser posible retroceder hasta 5 años en la búsqueda de periodos, estos deben ser de 30 días.

Automatiza tus reportes y mejora tu gestión

Ya sabes, recuerda corroborar si puedes crear todos estos reportes en tu sistema y ten en cuenta que tus trabajadores deben tener libre acceso a toda esta información documentada de sus registros.

Si quieres tener más información sobre este ítem, te recomendamos revisar la ORD. 5849/133 en el sitio de la DT. En el caso de querer más información sobre Relojcontrol.com te dejamos este enlace.

¡Elige la opción correcta y empieza a automatizar tus informes de asistencia!