Para algunas personas puede ser un poco molesto que se le llene la bandeja de entrada de su mail con todos sus registros diarios, y prefieren utilizar un correo institucional para ello. Sin embargo, deberías saber que esta opción no es la más óptima. Por eso es importante aclarar cuál es la relevancia de utilizar el mail personal para la recepción de los comprobantes de marcación.
Según el dictamen 1140/27 que regulan los sistemas de asistencia electrónicos, todas las plataformas de asistencia de forma obligatoria deben emitir un comprobante automático cada vez que el trabajador realice su marcación, el que además debe ser enviado de forma inmediata a través de un mail. Se deja en claro así, que este correo no requiere la intervención de nadie, al estar el sistema configurado, y certificado para su utilización.
Además, en la normativa se señala las alternativas que se disponen con relación al envío del comprobante. Se puede enviar a la casilla de mail personal del trabajador o en el caso de que el dependiente no disponga de una cuenta de mail, ocupar el mail institucional ¿Pero por qué es preferible ocupar la primera opción?
Ya seas trabajador o jefatura, siempre se recomienda usar una cuenta de mail personal para que te lleguen los comprobantes, esto incluso si tienes un mail institucional, porque es esencial que toda la data que administres quede resguardada en un lugar al que puedas tener acceso.
Tengas el cargo que tengas, toda la documentación electrónica es importante. Imagínate si en algún momento te desvinculan de la empresa, en esas situaciones generalmente lo primero que se hace es cortar el acceso al trabajador de la intranet y del correo institucional. De este modo, si llegaras a tener la información resguarda en el correo de la empresa, esta finalmente se perdería, ya que muy pocas personas bajan o descargan los comprobantes de asistencia para ordenarlos en una carpeta.
También, como dato, te comentamos que la casilla personal que se entrega a la empresa, no requiere que sea del trabajador, es decir, en casos en los que, por ejemplo, existan personas mayores que trabajen y no tengan mail, estos perfectamente pueden utilizar el mail de algún hijo, cónyuge o familiar para que le llegue los comprobantes.
Recuerda que es el colaborador el que debe hacer entrega de esta dirección de correo de manera voluntaria, así el cuidado y entrega correcta de este mail es responsabilidad netamente de este. Si la dirección rebotara, no sería problema de la jefatura, ya que esta última cumple con enviar la información.
En Qwantec, siempre recomendamos ir guardando toda esta información. Por medio de Relojcontrol.com los comprobantes llegan al mail del empleado de manera directa. Las ventajas de los sistemas electrónicos es que dan más facilidades para almacenar y ordenar esta data, sobre todo por la opción de ver los registros en tiempo real. Si quieres más detalles te dejamos este enlace de interés.
¡No te quedes atrás y automatiza tus sistemas para el respaldo de todos los datos!
