La realización de horas extras sin autorización es un escenario más común de lo que se imagina. Si bien, según la ley se consideran horas extraordinarias a aquellas que exceden la jornada laboral ordinaria de 45 horas semanales o a aquellas pactadas en el contrato, dependiendo del horario del trabajador se producen situaciones distintas en la realidad. Por esto mismo, es sumamente necesario que las empresas tengan en cuenta que es lo que la nueva normativa de control de asistencia expone con respecto a esta temática.

Para entender la importancia de este concepto y su impacto, se tiene que tener en cuenta que en Chile en promedio mensual se generan 7 horas extras por trabajador según cifras entregadas por el Instituto Nacional de Estadísticas (INE), las que corresponden al año 2017.

Por consiguiente, si una hora extra “hipotéticamente” vale $4.500 por trabajador y mensualmente cada uno genera 7 horas, en el caso de una empresa de 200 personas se desembolsaría $6.300.000 al mes. Imaginate esa cifra multiplicada por 12 meses. Sería $75.600.000 extra anualmente, mucho dinero.

Ahora bien, hay veces en que las horas fuera de la jornada laboral ordinaria si son justificadas y legítimas. Recordemos que el trabajador también tiene el derecho de exigir que se le pague por sus labores fuera del horario indicado, además de ser deber del propio empleador. Aun así, tampoco se puede negar la existencia de malas prácticas en las que se realizan horas extras injustificadas y con desconocimiento de las jefaturas.

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Caso real: Horas extras reiteradas y las medidas de la DT

En el año 2004 la Dirección del Trabajo (DT) a través de la emisión del ORD. N.º 3291/128, respondió a las inquietudes que tenía una empresa sobre su proceder frente a la realización de horas extras antes de la jornada laboral y al término de ésta por parte de sus trabajadores. La gran incógnita era: ¿Hasta dónde podía llegar las facultades de la empresa?

Según lo señalado en el propio documento, el principal problema de esta organización era que sus trabajadores marcaban antes de las 8:30 horas y después de las 18:30 horas solo con la finalidad de generar horas extras.

En un extracto del informe de fiscalización que se encuentra en el ORD. 3291/128 se expone lo siguiente: "Se hizo una revisión del registro de asistencia desde el mes de julio a la fecha, constatándose que sólo durante este mes y parte de agosto los trabajadores han firmado el registro notoriamente anterior a las 8 horas, y sólo algunos en forma especial…”.

También, la empresa dejó en claro que había instruido a todo su personal para que dejaran firmado su registro de asistencia al comienzo de su jornada laboral y no antes, información que fue confirmada por sus mismos trabajadores.

Como síntesis de este dictamen, la resolución que le dieron a esta empresa es que la situación se debía abordar en el marco de sus facultades administrativas, mejorando sus propios sistemas de vigilancia con respecto al libro de asistencia o sistema de control de asistencia, medida que fue acogida y desarrollada con éxito, pero ¿Te has preguntado si con las nuevas normativas para los registros electrónicos será lo mismo?

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Nuevas regulaciones para el control de asistencia y las horas extras

A pesar de que lo descrito anteriormente pasó hace más 14 años atrás, la realización de horas extras todavía es una consulta muy frecuente que se le efectúa a la Dirección del Trabajo. Por esto mismo, con la llegada y la regulación de los sistemas de asistencia electrónicos, también se reiteró y se respondió a esta inquietud a través del ORD.5.849/133.

El documento también señala las medidas que puede tomar el empleador ante escenarios en los que sus trabajadores se quedan más tiempo al interior de la empresa al terminar su jornada laboral ordinaria, más si no se ha pactado la realización de horas extras previamente.

Así, el ORD. señala al respecto y reafirma nuevamente que este tipo de situaciones deben abordarse desde el marco administrativo que concede la propia legislación laboral al empleador, lo que se puede ver respaldado por el dictamen Nº3291/128. En palabras sencillas, es la propia empresa a través de su reglamento interno o políticas internas la que debe mediar estas circunstancias.

En el reglamento interno debe estar estipulado las medidas o normas de control para frenar estas prácticas, las que deben ser del conocimiento de todos los trabajadores. Por ejemplo, puede implementarse un sistema de advertencias, sistemas de incentivos para llegar a la hora, campañas comunicacionales, o cualquier tipo de medida que bajo las facultades administrativas ayude a mejorar esta situación. Hay que recordar que su cumplimiento es responsabilidad también de la gestión del empleador o las jefaturas encargadas de estas funciones.

En definitiva, la nueva normativa de control de asistencia indica que la plataforma utilizada debe hacer el conteo de las horas laboradas de manera automática. Así, el cálculo se realiza desde el momento en el que el trabajador marca para ingresar a su jornada hasta que efectúa su marcación de salida. Aquellas horas registradas antes del ingreso de jornada o después de la salida, también son sumadas para el cálculo semanal de las 45 horas legales permitidas, y su realización o limitación recae en la gestión de las jefaturas con sus trabajadores.

¿Cómo monitorear mejor las horas extras?

En Qwantec, nuestro software Relojcontrol.com permite monitorear de mejor forma las horas extras de cada trabajador, realizando a su vez estadísticas con respecto a estas misma para que la jefatura encargada las pueda visualizar.

Les recomendamos leer también el caso de éxito de la empresa ITT Fluid Technology, quien con Relojcontrol.com pudo disminuir en un 70% las horas extras no deseadas en 5 meses. Este tipo de escenarios son posibles si se tiene un sistema de control de asistencia que te ayude a optimizar tu proceso y visualizar mejor los registros, combinado con una gestión adecuada. Si quiere saber más sobre el software te dejamos igualmente este enlace.

¡Recuerda, elige sabiamente tu sistema de registro de asistencia y mejora tu gestión!