Con la llegada de los sistemas de control de asistencia electrónicos y la implementación del dictamen 1140/27 que los regula, la Dirección del Trabajo se vio además en la necesidad de dejar establecidos los márgenes que definen la utilización de estos mecanismos para no dejar ningún cabo suelto. Esto también está mencionado en la "ORD. 5849/133”, la cual entrega más información al respecto y es desconocida aun por muchos.
En el caso de los softwares de control de asistencia en la nube, tanto la empresa que los utilice como el proveedor de la plataforma, tienen que cumplir una serie de requisitos para su funcionamiento. Uno de esos aspectos claves, que está mencionado en esta nueva ORD. es el acceso de la información.
El acceso a la información implica también una generación de confianza con tus trabajadores y las bases para una cultura de transparencia al interior de tu empresa. Es vital que ambas partes de la relación laboral puedan tener acceso a los datos y los reportes que se originan a través de los movimientos de marcación.
En estos casos las plataformas de control de asistencia en la nube otorgan algo que no encuentras tan fácilmente con otros sistemas, esto es la posibilidad de ver una garantía del desempeño de una manera bastante concreta, lo cual también es beneficioso para el trabajador.
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El acceso a la información y el control de asistencia
En el caso de las plataformas de control de asistencia, uno de los aspectos básicos que debe cumplir es el acceso simétrico de la información con relación a los registros de marcación del trabajador. Para esto el sistema si o si debe contar con perfiles de usuarios que permitan a todos los funcionarios ingresar al sistema. Así la simetría de datos es uno de los conceptos principales que intenta promover la normativa 1140/27, para que tanto empleador como empleado cuenten con las misma cantidad y calidad de información.
Para todo la anterior, el software debe permitir la entrega de una identificación única para cada trabajador con su respectiva clave. La finalidad es que todos ellos puedan revisar y consultar sus registros de asistencia desde cualquier lugar, a cualquier hora y bajo distintos períodos históricos (lo mínimo de 5 años).
Todo la anterior, es independiente del método que tenga la empresa para registrar todas las marcaciones, las que se pueden realizar ya sea desde un reloj control biométrico, un tótem, dispositivo móvil, hullero digital, entre otros.
Proceso de fiscalización de las plataformas
Dentro de las funciones que deben estar incorporadas en la plataforma de control de asistencia en la nube, debe estar el acceso para la fiscalización por parte de la Dirección del Trabajo. Es decir, el proveedor del software de control de asistencia debe asegurar la existencia de un módulo que permita tal función, para que el organismo público pueda realizar una inspección de su desempeño.
Para todo lo anterior se debe evitar entorpecer el proceso fiscalizador de manera intencionada, descartando situaciones que impidan la inspección por parte de la DT, como la entrega de claves temporales, demoras en otorgar los accesos, ocultamiento de información, entre otros.
En Qwantec, nuestro software Relojcontrol.com cuenta con este menú incorporado para facilitar la gestión de la DT. Hay que recordar a todas las empresas, que este tipo de sistemas es uno de los más seguros, y que la implicación de la fiscalización es un proceso normal el que no amerita mayor preocupación. Solo debes asegurarte de elegir un proveedor que cumpla con los requisitos señalados.
Además, se debe tener en cuenta que, para el funcionamiento de cualquiera plataforma de control de asistencia en la nube, el proveedor debe contar con una certificación externa e informe final, los cuales posteriormente son analizados por la Dirección del Trabajo para su aprobación. En el caso de las empresas que compran y utilizan este tipo sistemas sólo deben verificar que cumplan con los indicado, y paralelamente hacer una correcta implementación. Por eso asegúrate de elegir sabiamente un servicio y solución de calidad.
¡Elige un sistema de control de asistencia de calidad y optimiza tu empresa!
