El control de asistencia en los colegios es una temática de alta relevancia para mantener su orden interno y buen funcionamiento. No obstante, el encontrar un buen sistema que ayude a gestionar las dificultades propias del rubro no es tarea sencilla, como tampoco lo es crear una cultura interna que tenga presente la importancia de registrar la asistencia. De lo anterior, era muy consciente el colegio Sagrados Corazones de Manquehue, quien pasó por un largo proceso para encontrar la solución que se pudiera ajustar a su transformación ¿Quieres conocer el desenlace?

El colegio Sagrados Corazones de Manquehue tiene una extensa trayectoria. Fundado en el año 1955, actualmente posee más de 1960 estudiantes y 260 trabajadores. Una tarea titánica para las áreas de Recursos Humanos e Informática, quienes son las encargadas de velar por la gestión y el cumplimiento de cada uno de los horarios a través del uso de un sistema de asistencia.

Así, en materia de sistema de control de asistencia, la transición del colegio fue larga. Primero, partieron con la utilización de libros de asistencia, los cuales tuvieron como problemática el olvido de las firmas por parte de los trabajadores y el atochamiento a la hora de realizar el registro.

Luego se dio paso al uso y selección de un software para el control de asistencia, cuyo resultado dejó mucho que desear por las falencias que se identificaron con su uso. Sergio Donoso, encargado de informática de la institución, indicó: “El tema con la migración a estas máquinas, que eran cuatro, era la reportería. Los reportes que nos daba el sistema eran muy básicos para lo que necesitábamos y además era super fácil abrir la base de datos, sacar información, modificar cosas o adulterar algo”.

Ante este escenario, el establecimiento tenía que encontrar un sistema que pudiera satisfacer sus necesidades más primordiales, como también uno que les ayudara a liberar de cargas al área de Recursos Humanos. De esta manera, fue el área de informática bajo la responsabilidad de Sergio Donoso, quien debió encontrar esa solución.

Sergio Donoso, encargado del área informática del Colegio SS.CC. Manquehue.

“Yo hice una tesis relacionada con los sistemas de asistencia, entonces cuando comenzó a fallar el sistema anterior, empecé a ver opciones. Así llegué a Qwantec, averiguando y haciendo un estudio de mercado. Vi varios sistemas de reloj control y el más completo era este de Qwantec con la plataforma relojcontrol.com”, señalo Donoso.

Así fue como se inició la relación del Colegio Sagrado Corazones de Manquehue con Qwantec. El proceso de implementación del software ha sido paulatino y estructurado, asegurando el aprendizaje de cada una de las funcionalidades antes de su ejecución.

“Le hemos tratado de sacar harto provecho al sistema. Partimos primero con lo básico, dejar a todos los usuarios enrolados y después le empezamos a sacar provecho a esto de las notificaciones. Yo ahora, por ejemplo, estoy probando las marcas a través de teléfonos móviles con geolocalización”, indicó el encargado de Informática.

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Sergio Donoso es uno de los administradores del sistema y junto a la encargada de gestión de personas del establecimiento, Josefina Pinto, son los responsables de llevar la gestión de la plataforma.

Llevando a cabo una ejecución exitosa con Relojcontrol.com 

Pedro Melo, el Vicerrector de administración del Colegio SS.CC. Manquehue.

En un colegio uno de los mayores desafíos en cuanto a gestión de asistencia, es el poder hacer una correcta distribución y comprobación de los horarios de cada funcionario y profesor, algo que no todos los softwares permiten.

Sergio Donoso, agregó: “Ese fue un Plus también con relojcontrol.com , porque el sistema que teníamos antes no permitía generar dos horarios en un mismo día. Entonces teníamos hartas limitantes y relojcontrol.com sií permite generar varios horarios y es más flexible”.

Pedro Melo, el Vicerrector de administración del Colegio Sagrado Corazones de Manquehue, también compartió su visión y mencionó: “El elemento más importante es la información rápida, o sea, saber efectivamente quién vino y saber a qué hora llegó, para así poder pesquisar, algo que este sistema permite con bastante facilidad”.

El Vicerrector de administración destacó también la funcionalidad de Relojcontrol.com a la hora de obtener los informes, opción que les ha permitido tener una visualización de los porcentajes de asistencia por departamentos. Además, destaca como herramienta útil los avisos que genera el software cuando una persona olvida realizar su marcación, lo que ha evitado que se generen de forma frecuente estos escenarios.

En ese aspecto, el encargado del área de informática reafirmó la relevancia de las notificaciones e indicó: “Tenemos dos grupos administración y tengo otro grupo aparte que generé, el cual me va alertando cuando alguien marca, cuando llega tarde, cuando no marcó la entrada, cuando no marcó la salida”.

Una cultura interna que resalte la importancia del registro de asistencia

Sin duda, ante la implementación de un sistema de asistencia, es fundamental tener en cuenta la recepción y adecuación que tienen los trabajadores. Según el Vicerrector de administración del colegio, es en ese nivel en donde se pueden notar los cambios más significativos. Pedro, señaló: “Lo más significativo es que ahora hay un control y una gestión para crear una cultura de marcar asistencia que antes no existía”

El Vicerrector de administración señaló que esto se debió en gran medida a la posibilidad que tiene el sistema de hacer informes sobre la situación de los registros de asistencia por departamentos, esto a través de la generación de rankings, lo que ha provocado que las personas tengan una mayor responsabilidad al marcar asistencia al entender su importancia, además de acostumbrarse al proceso.

Menos cargas para RR.HH. y más autonomía para el trabajador

Si de liberación de cargas laborales se habla, gracias a la automatización que genera Relojcontrol.com, el departamento de Recurso Humanos del Colegio SS. CC. Manquehue, pudo optimizar su flujo de trabajo con los docentes y funcionarios.

Sergio Donoso, comentó que antes el área de Recursos Humanos quedaba colapsada ante solicitudes como la entrega de reportes de asistencia o la comprobación de registros, algo que ya no pasa con el uso Relojcontrol.com. Donoso, agregó: “Hoy las personas pueden entrar al sistema y ver todos estos reportes, es más, también les llega la marca al correo. Ya la gente no va a Recursos Humanos para pedirle ese tipo de cosas, porque esa información ya la tienen disponible en la plataforma”.

Lo anterior, según el encargado de informática permite que se genere una mayor autonomía por parte del trabajador, lo que disminuye la dependencia hacia el área de Recursos Humanos ante tareas básicas como: la generación de reportes, justificaciones, revisión de asistencia, entre otras.

Finalmente, Donoso destacó las ventajas que tiene Relojcontrol.com para los colegios. “Definitivamente, la flexibilidad es una de las ventajas de relojcontrol.com para los colegios, pero también es un plus super importante el que esté en la nube y de manera segura”, expresó el informático.

Según lo relatado por ambos funcionarios, la institución ya le ha recomendado el uso de Relojcontrol.com a otros establecimientos del sector y próximamente planea la implementación de más funcionalidades para el beneficio de todos sus trabajadores.

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¿Y tú, todavía no sabes el potencial que puede tener un sistema de asistencia?